Dirección
de Secretaría Municipal

DIRECTOR: Mario Adriasola Caulier

  45-2885503
madriasola@mtraiguen.cl

 

Secretario Municipal

Mario Adriasola Caulier

a)   Dirigir las actividades de la Secretaría Administrativa del Concejo Municipal y del Consejo Comunal de Organizaciones de la Sociedad Civil.

b)   Desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales.

c)   Recibir, mantener y tramitar, cuando corresponda, la declaración de intereses establecida por la Ley N° 18.575

d)   Llevar el Registro Municipal a que se refiere el artículo 6° de la ley N° 19.418. sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias.

e)   Desarrollar todas aquellas actividades que le encomienda la Ley Orgánica de Municipalidades respecto a la constitución y funcionamiento del Consejo Comunal de Organizaciones de la Sociedad Civil.

f)    Desempeñar la función de Encargado de Transparencia y Acceso a la Información Pública de la Municipalidad de Traiguén.

g)    Desempeñar la función de Administrador Municipal del Sistema Informático de Declaración de Intereses y Patrimonio (DIP) de la Contraloría General de la República.

h)   Registrar, derivar y distribuir cuando corresponda la documentación y/o correspondencia oficial para respuesta, conocimiento y/o resolución de las Unidades Municipales pertinentes.

i)     Documentar y enviar, cuando corresponda, las respuestas a solicitudes de información a terceros que disponga el Alcalde, sin perjuicio de que puedan ser despachadas oficialmente por las propias Unidades Municipales, asegurando las copias de respaldo correspondientes.

j)    Supervisar que la Oficina de Informaciones, Reclamos y Sugerencias (OIRS), mantenga actualizada la información y el material de consulta respectivo sobre los servicios que presta el Municipio, para que estén a disposición permanente de los usuarios internos y externos.

k)   Subrogar al Alcalde, en segundo orden de subrogación, en caso de ausencia temporal de éste y del Administrador Municipal.

l)     Gestionar la elaboración de los documentos y la tramitación de los actos administrativos municipales que sean necesarios para el cumplimiento de sus funciones, asumiendo con su firma la responsabilidad de su contenido.

m)  Coordinar y supervisar el cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, además de los roles y funciones asignados por el Reglamento Municipal respectivo, en su unidad operativa.

n)   Velar por la observancia de los principios de Probidad, Transparencia, Eficiencia, Eficacia y Economicidad en el ejercicio de la función pública, en su unidad operativa.

o)   Cumplir las demás funciones que la ley señale o la autoridad superior le asigne y que sean atingentes a su cargo, de conformidad a la legislación vigente.

Para dar cumplimiento a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, el Secretario Municipal deberá:

a)     Pronunciarse sobre la admisibilidad de las Solicitudes de Información, presentadas por el público, verificando que se trate de solicitudes en términos formales y convenientes, que cumplan con los requisitos establecidos en la citada Ley y que digan relación con el funcionamiento del municipio y sus servicios traspasados.

b)     Derivar las Solicitudes de Información a los departamentos, secciones u oficinas municipales, según corresponda, indicando el plazo máximo legal para remitir la respuesta. La respuesta del departamento, sección y oficina respectiva deberá ser remitido al secretario en un plazo no superior a doce días hábiles de recibida la consulta.

c)     Derivar a los servicios públicos que corresponda la solicitud presentada, cuando se refiera a materias que no sean competencia de la Municipalidad.

d)     Remitir a los particulares las respuestas a las solicitudes planteadas acompañando los documentos que correspondan.

e)     Las demás que sean necesarias para dar cumplimiento a la Ley Nº 20.285 sobre Transparencia de la función pública.

f)      Permitir el acceso oportuno a la información pública, entregando copia digitalizada de los documentos o mensajes electrónicos que deben ser publicados o actualizados periódicamente en el Sistema de Transparencia Activa Municipal, de acuerdo a la normativa legal y reglamentaria vigente.

Oficina de Partes

Hardee Carter

Norma Marín Contreras

 

a)     Mantener un constante flujo, control, archivo y conservación de toda la documentación que ingresa y egresa de la Municipalidad proporcionando de forma rápida y expedita la información que se requiera para la actividad municipal.

b)     Mantener registros numerados correlativamente de decretos, reglamentos, ordenanzas, oficios y demás resoluciones y documentación oficial del municipio.

c)     Mantener un índice correlativo de los decretos exentos de registro en la Contraloría General de la República.

d)     Distribuir copias de decretos, reglamentos, ordenanzas, resoluciones, órdenes de servicio, circulares y otros documentos a quienes corresponda.

e)     Tener a su cargo el trámite de ingresos, clasificación y distribución de la correspondencia oficial.

f)      Mantener archivos actualizados de la documentación recibida y despachada por la Municipalidad.

g)     Llevar y conservar el archivo central de la documentación oficial del Municipio, de acuerdo a las técnicas de conservación y clasificación existentes.

h)     Efectuar el control de los plazos en la tramitación de la documentación interna y externa de la Municipalidad.

i)      Efectuar el despacho de correspondencia.

j)      Recibir las solicitudes presentadas por el público, para hacer efectiva la obligación de Transparencia Pasiva, en los términos de la Ley N° 20.285 y entregarlas al Secretario Municipal para su tramitación.

k)     Permitir el acceso oportuno a la información pública, entregando copia digitalizada de los documentos o mensajes electrónicos que deben ser publicados o actualizados periódicamente en el Sistema de Transparencia Activa Municipal, de acuerdo a la normativa legal y reglamentaria vigente.

Constitución de Organizaciones Comunitarias sin fines de lucro

Evelin Riffo Escobar

 

a)    Llevar el Registro Municipal a que se refiere el artículo 6° de la ley N° 19.418. sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias.

b)    Asistir a las reuniones del Consejo de Seguridad y elaborar las respectivas Actas.

 

Oficina de Informaciones, Reclamos y Sugerencias (OIRS)

Hardee Cartes Venegas

a)   Recibir y dar tramitación a las presentaciones y reclamos que formule la ciudadanía local, según el procedimiento que establece la Ordenanza de Participación Ciudadana.

b)   Informar al público acerca del estado de tramitación de sus reclamos o peticiones, y orientarlos acerca del procedimiento y antecedentes necesarios para la obtención de servicios y beneficios que otorga la Municipalidad.

c)   Recibir todas las solicitudes presentadas por los usuarios, tendiente a hacer efectiva la obligación de Transparencia Pasiva en los términos de la Ley 20.285 y entregarla al Secretario Municipal para su tramitación.

Oficina Secretaría Administrativa del Concejo Municipal

Victoria Mardones

 

a)   Asistir a las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias y elaborar las respectivas Actas del Concejo Municipal.

b)   Llevar registro fono audible de respaldo por cada sesión del Concejo Municipal.

c)   Asistir a las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias y elaborar las respectivas Actas del Consejo de Organizaciones de la Sociedad Civil (COSOC).

d)   Llevar registro fono audible de respaldo por cada sesión del Consejo de Organizaciones de la Sociedad Civil (COSOC).

e)   Cumplir las instrucciones del Secretario Municipal respecto al tratamiento de la documentación y solicitudes de audiencias que deba tratar el Concejo, sin perjuicio de lo dispuesto en el Reglamento del Concejo Municipal.

f)    Elaborar los Decretos, Certificados y Oficios del Alcalde y del Secretario Municipal, que digan relación con la ejecución y/o cumplimiento de los Acuerdos del Concejo Municipal.

g)    Elaborar las Tablas para la convocatoria y programación de las Sesiones de Concejo correspondientes, de acuerdo a las instrucciones del Alcalde y Secretario Municipal.

h)   Distribuir las Actas, los Acuerdos y la correspondencia que sea pertinente a los Concejales, a los Consejeros, a las unidades municipales y entidades externas que corresponda, de acuerdo a la forma prevista en los Reglamentos respectivos del Concejo y del COSOC.

i)     Mantener y asegurar el registro y archivo, tanto digital como documental, que respalda el funcionamiento del Concejo Municipal y del COSOC.

j)    Entregar copias físicas, electrónicas y/o digitales de la documentación oficial del Concejo para ser publicada en Transparencia Municipal.

k)   Desempeñar funciones de apoyo a los Concejales en dependencias del Municipio, cuando su superior jerárquico lo disponga.

Oficina de Transparencia

Luis López Diaz

a)     Recibir las solicitudes de información de los usuarios, brindando apoyo para su presentación e ingreso.

b)     Efectuar el análisis de admisibilidad de las solicitudes de información, resolviendo cada caso en conjunto con el Secretario Municipal.

c)     Tramitar, derivar y dar seguimiento a las solicitudes de información, para que el proceso de entrega de respuestas sea oportuno, de acuerdo a las formas y plazos que establece la Ley Nº 20.285 y Reglamento Municipal de Transparencia

d)     Elaborar los oficios conductores de las respuestas preparadas por las unidades municipales, gestionar la firma del alcalde y enviar las respuestas a los requirentes de información por los medios indicados en las solicitudes.

e)     Informar a los usuarios acerca del estado de tramitación de sus presentaciones o solicitudes de información.

f)      Ejecutar las funciones que le asigne el Reglamento de Transparencia Municipal.

g)     Cumplir otras funciones que la autoridad o su superior jerárquico le asigne y/o se disponga en el ámbito de sus competencias en conformidad al orden y la legislación vigente.

Oficina de Informática-

Jean Pierre Colipi Guidotti

a)     Estudiar, evaluar y proponer proyectos de desarrollo de sistemas informáticos que se requieran para optimizar las funciones administrativas internas y tratamiento de la información de la Municipalidad.

b)     Ejecutar las actividades que corresponda para la adquisición y mantención de los equipos computacionales que requiera la Municipalidad.

c)     Proporcionar y/o gestionar la contratación del servicio técnico necesario para el adecuado funcionamiento de los equipos, sistemas e insumos computacionales adquiridos o contratados por el Municipio.

d)     Brindar asistencia técnica a todas las Unidades Municipales respecto del buen uso de los recursos tecnológicos adquiridos o contratados por el Municipio, tales como: hardware, software, licencias y permisos, con el objetivo de optimizar los procedimientos administrativos.

e)     Mantener la operatividad de la información en el Sistema de Transparencia Activa Municipal, efectuando revisiones y mantenciones periódicas para permitir el acceso y despliegue oportuno de la información.

f)      Custodiar y preservar la utilización de registros, bases de datos e información, contenida en programas y sistemas, procurando su reserva cuando las Unidades califiquen como sensible la información respectiva en ellos contenidos.

g)     Respaldar, almacenar y asegurar la integridad de la información y de sitios webs municipales, permitiendo que el municipio pueda hacer valer, probar y/o demostrar ante personas, servicios e instancias administrativas y/o judiciales, de que efectivamente la información está o estaba vigente.

h)     Mantener actualizado un registro o inventario de hardware adquirido o contratado por el Municipio y el destino o Unidad en que se ubica el bien.

i)      Mantener actualizado un registro o inventario de software adquirido o contratado por el Municipio, detallando los periodos y equipos en que se encuentran instalados.

j)      Gestionar y proporcionar cuentas de correos electrónicos institucionales para todos los funcionarios municipales, las cuales servirán de nexo para realizar las comunicaciones oficiales del Municipio.

INFOCENTRO

Alexis Dufey Schick

a)    Capacitaciones Adultos Mayores (computación Básica)

b)    Capacitaciones Diferentes Programas (computación Básica).

c)    Ayuda a los usuarios a utilizar los diferentes portales.

d)    Alumnos de colegios Básicos y Medios, orientados para las diferentes tareas asignadas en los respectivos colegios.

e)    Sacar fotocopias, imprimir, escanear, etc.

f)    Apoyo a la cultura de Traiguén, ideas que se gestionan en el Infocentro, como gestor cultural.

Oficina Secretaría Administrativa del alcalde

Tania Garrido

tendrá como función general la programación y coordinación de la agenda de actividades del

Alcalde, así como apoyar el desarrollo de las actividades administrativas,

institucionales y protocolares del alcalde y procurar se entregue respuesta oportuna

a las presentaciones, requerimientos o reclamos de la comunidad.

Las funciones específicas de la Secretaría Administrativa de Alcaldía, serán:

a) Elaborar y mantener actualizada la agenda del alcalde.

b) Coordinar las actividades administrativas y protocolares del alcalde.

c) Organizar el desarrollo de las actividades edilicias: atención de público, programación de audiencias, citaciones a reuniones de trabajo, recepción de autoridades y otras gestiones de apoyo directo a las funciones del alcalde.

d) Colaborar en la atención de situaciones que requieran el pronunciamiento o decisión directa del alcalde.

e) Gestionar la tramitación oportuna de documentos que debe firmar el alcalde.

f) Apoyar al alcalde en su gestión y cumplir las funciones que le encomiende.

 

Oficina de Relaciones Públicas y Comunicaciones

Encargada: Giovanna Giusti González

Periodista: Viarly Salazar Fritz

tendrá como funciones:

a) Definir, establecer y ejecutar el Plan de Comunicaciones y Relaciones Públicas que haya sido aprobado por el alcalde, incorporando los requerimientos de todas las unidades municipales.

b) Servir de enlace entre el Municipio y los medios de comunicación, tanto escritos, como radiales, televisivos y redes sociales, en el ámbito comunal, regional y nacional.

c) Elaborar y enviar comunicados, avisos, noticias y/o material audiovisual, para publicaciones o inserciones de prensa a los medios de comunicación, en coordinación con las respectivas unidades, para difundir la gestión municipal.

d) Llevar un archivo de prensa con las informaciones publicadas a través de los medios de comunicación sobre noticias de la gestión municipal.

e) Mantener actualizada la página web municipal, publicando el material informativo en forma oportuna, para dar a conocer a la comunidad las actividades del quehacer municipal, orientando y educando sobre temas de interés local, en coordinación con las unidades municipales.

f) Organizar, conducir y desempeñar la función de maestro de ceremonias en los actos públicos municipales.

g) Preparar la Cuenta Pública de la gestión municipal anual, en coordinación con la Dirección de Administración Municipal y Secplan, recopilando toda la información necesaria de las unidades municipales.

 

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