Dirección
OBJETIVO:
La Dirección de Recursos Humanos tendrá como objetivo realizar una eficiente administración del personal municipal, gestionar sus remuneraciones, prestar servicios de bienestar y realizar acciones de capacitación, para lo cual estará compuesta por las siguientes unidades: a) Oficina de Personal b) Oficina de Remuneraciones c) Oficina de Prevención de Riesgos Laborales
FUNCIONES:
1. Elaborar el Plan de Acción o Plan Operativo Anual de su unidad, con objetivos, actividades y metas y obtener su aprobación formal.
2. Coordinar y supervisar la ejecución de las actividades programadas, propendiendo al logro de las metas fijadas en la planificación anual.
3. Administrar y controlar el Presupuesto Anual asignado a su unidad y gestionar las adquisiciones y recepciones de bienes y servicios necesarios para su funcionamiento.
4. Realizar la recepción conforme de los bienes y servicios adquiridos por su unidad, “en cantidad, calidad y precio”, registrando su firma de conformidad en las facturas o boletas emitidas por los proveedores o prestadores de servicios, o bien, en caso de disconformidad, informar oportunamente a la DAF, en el plazo legal de ocho días corridos, contados desde la fecha de emisión de la factura, solicitando que se proceda al rechazo de la factura en el sistema de información del Servicio de Impuestos Internos (SII).
5. Entregar, en forma oportuna, los medios de verificación que permitan acreditar de manera adecuada la recepción y destino de los bienes adquiridos y/o la prestación de los servicios contratados por su unidad, para que la Dirección de Administración y Finanzas pueda realizar el pago en el plazo legal establecido.
6. Controlar la ejecución de los Fondos en Administración de los Programas, Convenios y Proyectos a su cargo, rindiendo cuenta de los recursos utilizados, en forma oportuna y de acuerdo a la normativa vigente (Res.CGR N° 30 de 2015).
7. Elaborar, tramitar y difundir los documentos y actos administrativos municipales que sean necesarios para el cumplimiento de sus funciones, asumiendo con su firma la responsabilidad de su contenido, en cuanto a la procedencia, legalidad y oportunidad en que se emiten y las consecuencias o efectos que generan.
8. Administrar los recursos humanos, materiales y financieros puestos a su disposición para el cumplimiento de sus funciones, de acuerdo a los principios de eficiencia, eficacia, economía y calidad de la gestión pública.
9. Administrar y velar por el buen uso y funcionamiento de los edificios, oficinas y dependencias que utiliza su unidad, propiciando una adecuada mantención y correcto uso de la infraestructura, implementación y equipamiento existente.
10. Verificar el cumplimiento de la normativa vigente sobre uso y circulación de vehículos estatales, respecto de los vehículos asignados a su unidad y revisar periódicamente las bitácoras, en cuanto a la información básica que deben contener, esto es, el registro del kilometraje y recorrido diario, el detalle de las cargas de combustible (cantidades, valores y fechas) y de las reparaciones y mantenciones (tipos, valores y fechas) del vehículo o maquinaria municipal.
11. Coordinar y supervisar el cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, respecto de las unidades a su cargo, verificando la oportuna entrega de la información solicitada a través del Sistema de Transparencia Pasiva y la actualización periódica de la información que corresponda publicar en el Sistema de Transparencia Activa, en los plazos establecidos.
12. Velar por la observancia de los principios de Probidad, Transparencia, Eficiencia, Eficacia y Economicidad en el ejercicio de la función pública, por parte del personal de su unidad operativa. m) Cumplir las demás funciones que la ley señale o la autoridad superior le asigne y pág. 63 que sean atingentes a su cargo, de conformidad a la legislación vigente.
UNIDADES:
PERSONAL
La Oficina de Personal tiene las siguientes funciones:
a) Proponer las políticas generales de administración de personal.
b) Administrar el sistema de personal de la Municipalidad, aplicando las técnicas de selección, descripción, especificación y evaluación de los cargos.
c) Mantener registros actualizados del personal en los cuales se consignen materias relacionadas con nombramientos, calificaciones, promociones, escalafones, medidas disciplinarias, permisos administrativos, feriados.
d) Velar por la adecuada designación y distribución del personal en las diferentes unidades municipales y aplicar las normas sobre carrera funcionaria.
e) Estudiar y programar, previa coordinación con las jefaturas municipales, la capacitación del personal.
f) Instruir a las distintas unidades municipales sobre las materias técnicas de personal, para su ejercicio.
g) Disponer, en forma oportuna y eficiente, los recursos humanos necesarios para el desarrollo de las tareas municipales.
h) Ejecutar y tramitar los derechos y obligaciones de carácter administrativo que corresponde a los funcionarios municipales de acuerdo a las normas vigentes.
i) Tramitar los nombramientos, renuncias y otras desvinculaciones, los permisos administrativos y feriados del personal municipal y los contratos a honorarios.
j) Efectuar la tramitación administrativa de las resoluciones finales de los sumarios e investigaciones sumarias de la Municipalidad y el registro de estos actos, velando por el cumplimiento de los plazos en estas actuaciones.
k) Desarrollar las políticas y planes de capacitación que apruebe el Alcalde.
l) Programar y apoyar los procesos para proveer los cargos vacantes.
m) Programar y apoyar el proceso de evaluación del desempeño del personal municipal, de acuerdo al Reglamento respectivo.
n) Preparar y actualizar los escalafones del personal, manteniendo al día los registros correspondientes.
o) Mantener operativo el sistema de control de asistencia con huella dactilar, configurar el horario de la jornada de trabajo, registrar a los usuarios, ingresar la información necesaria, controlar el cumplimiento del horario de trabajo y emitir los reportes de asistencia del personal municipal.
p) Otorgar números y fechas en orden correlativo a los Decretos Alcaldicios que traten sobre materias de personal y que estén afectos a registro en el sistema SIAPER de la Contraloría General de la República, llevando registros anuales de dichos decretos.
q) Ingresar y mantener actualizada la información del personal y de los Decretos Alcaldicios afectos a registro en el sistema SIAPER de la C.G.R.
r) Mantener archivos ordenados y actualizados de los Decretos Alcaldicios tramitados, con sus antecedentes, en soporte papel y ejemplares originales.
s) Mantener actualizada la información del área de personal en el Sistema de Transparencia Activa Municipal.
t) Efectuar la tramitación administrativa de los procedimientos establecidos por la normativa legal vigente sobre incentivo al retiro de funcionarios municipales.
u) Mantener actualizada la Política de Gestión de Recursos Humanos del Municipio
v) Cumplir las demás funciones que la ley señale o la autoridad superior le asigne y que sean atingentes a su cargo, de conformidad a la normativa vigente.
Encargada: Jocelyn Hormazabal Araya
Ingeniero en Administración de Empresas
Teléfono: 45-2885547
Email: jhormazabal@mtraiguen.cl
REMUNERACIONES
La Oficina de Remuneraciones tiene las siguientes funciones:
a) Calcular y registrar las remuneraciones del personal.
b) Elaborar las planillas de remuneraciones del personal de acuerdo a las normas legales vigentes y considerando las variaciones derivadas de nombramientos, ascensos, renuncias o vacancias, atrasos, inasistencias, multas, reconocimiento de cargas familiares, licencias médicas, retenciones y descuentos.
c) Confeccionar las planillas de cotizaciones previsionales, descuentos varios y emisión de cheques respectivos.
d) Efectuar el pago de remuneraciones, retenciones judiciales y familiares, cotizaciones a cajas de previsión y AFP, cooperativas, cajas de compensación, asociaciones y otros.
e) Emitir los certificados que correspondan sobre remuneraciones del personal.
f) Efectuar en coordinación con la Oficina de Contabilidad y Presupuesto, el control presupuestario de los gastos en personal.
g) Mantener actualizado el registro de licencias médicas de los funcionarios municipales de planta y contrata en el sistema de información municipal, siendo responsable del proceso de recibir y tramitar las licencias médicas del personal
en las instituciones previsionales, gestionar el cobro del subsidio de incapacidad laboral que corresponda y/o la tramitación de los actos administrativos que permitan obtener el reintegro de las remuneraciones correspondientes a los días de licencias médicas rechazadas, además de mantener actualizado el registro de las remesas recibidas por concepto de recuperación del subsidio de incapacidad laboral, por cada licencia médica.
h) Tramitar los procesos que se instruyan en la normativa legal vigente sobre Beneficios de Incentivo al Retiro Voluntario para los funcionarios municipales, realizando los procedimientos y actos administrativos que se requieran para facilitar la postulación y el otorgamiento de los beneficios legales a los funcionarios acogidos a retiro.
i) Cumplir las demás funciones que la ley señale o la autoridad superior le asigne y que sean atingentes a su cargo, de conformidad a la normativa vigente.
Encargada: Pamela Quiroz De La Fuente
Ingeniero en Administración de Empresas
Teléfono: 45-2885522
Email: pquiroz@mtraiguen.cl
OFICINA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
La Oficina de Prevención de Riesgos Laborales tiene las siguientes funciones:
a) Mantener actualizado el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de la Municipalidad, en coordinación con el Comité Paritario de Higiene y Seguridad.
b) Dar a conocer y promover el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, para su cumplimiento por parte de los funcionarios.
c) Reconocer, evaluar y controlar los riesgos presentes en el trabajo.
d) Elaborar e implementar programas de prevención de riesgos y protocolos de seguridad y salud ocupacional para educar al personal municipal, con la finalidad de disminuir la exposición a riesgos laborales, la ocurrencia de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales y la aplicación de medidas para el control de emergencias sanitarias en la entidad.
e) Informar a los funcionarios y trabajadores acerca de los riesgos que extrañan sus labores, las medidas preventivas y los procedimientos correctos de trabajo.
f) Asesorar e instruir a los funcionarios y trabajadores en la correcta utilización de los instrumentos de protección personal.
g) Elaborar y desarrollar un plan de evacuación de los edificios municipales.
h) Programar y ejecutar simulacros de evacuación de personas en los edificios municipales.
i) Mantener actualizadas las mantenciones de los extintores y sistemas contra incendios existentes en las dependencias municipales.
j) Mantener registros de información actualizada sobre los accidentes del trabajo y enfermedades profesionales del personal municipal.
k) Realizar acciones educativas de prevención de riesgos y promoción de la capacitación y adiestramiento de los trabajadores, en coordinación con la Mutual a la cual se encuentre adherida la Municipalidad.
l) Asesorar en el ámbito legal y técnico al Comité Paritario, al Comité Psicosocial, a los directivos y jefes de unidades y funcionarios en general.
m) Apoyar al Comité Paritario en inspecciones y otras actividades relacionadas a la prevención de riesgos.
n) Fiscalizar el cumplimiento de la normativa laboral vigente, informando sobre eventuales riesgos que pongan en peligro la salud y la vida de los funcionarios y trabajadores municipales.
o) Gestionar la compra de elementos de protección personal necesarios para los funcionarios y trabajadores municipales.
p) Supervisar el cumplimiento del contrato y desempeñar la función de Inspección Técnica (ITS) del servicio externalizado de vigilancia y seguridad de los edificios municipales.
q) Ejercer el derecho de información y de retención del Municipio, como empresa principal, supervisando el cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales de los contratistas, respecto de los trabajadores contratados para la prestación del servicio de vigilancia de los edificios municipales, por Ley de Subcontratación.
r) Supervisar la vigencia de las garantías que deban entregar los contratistas para el fiel cumplimiento de los contratos y la correcta ejecución de servicios a su cargo, en el sentido que mantengan su vigencia hasta la liquidación final del contrato, ya sea exigiendo su prórroga, ampliación del plazo o reemplazo, según corresponda, o bien, informando a DAF en el caso que proceda su cobro, en forma oportuna, antes de su vencimiento, mediante un acto administrativo municipal.
s) Cumplir las demás funciones que la ley señale o la autoridad superior le asigne y que sean atingentes a su cargo, de conformidad a la normativa vigente.
Encargada: Gabriela Paillama Raimán
Prevencionista de riesgos
Teléfono: 45-2885512
Email: gpaillama@mtraiguen.cl